Page 30

Husari_7_2015

Etäkokous säästää aikaa ja rahaa Etäkokousten avulla säästyy työaikaa sekä kilometrikorvauksia. Kun kokoustila löytyy työpöydältä, ei lyhyeenkään kokoukseen osallistuminen ole iso vaiva. Kaksi viikkoa säästynyt HUS-Servisin toimistopäällikkö Tiina-Marja Kero säästää etäkokousten avulla vuodessa lä-hes kaksi viikkoa ja tuhansia ajokilometrejä. ”Minulla on työpiste sekä Länsi-Uuden-maan että Lohjan sairaalassa. Toimin esimie-henä 51 työntekijälle ja tehtäviini kuuluu muun muassa ohjausryhmissä työskentely, joka vaatii vuodessa noin 20 kokousta Hel-singissä. Etäkokouksien avulla on säästynyt pal-jon aikaa ja rahaa, laskujeni mukaan yli kaksi viikkoa työaikaa ja yli 1800 euroa kilometri-korvauksia. Nykyään tuntuisi suorastaan tur-halta lähteä matkustamaan satoja kilometrejä yhden kokouksen takia. Tekstinkäsittelypalveluissa on lean-hank-keen myötä otettu käyttöön lyhyet, noin kym-menen minuutin päivittäisen johtamisen pala-verit. Etäyhteyden avulla pystyn osallistumaan näihinkin. Pystymällä osallistumaan näihin kokouk-siin, koen olevani paremmin mukana kaikessa alusta lähtien, enkä jää ulkopuolelle pelkäs-tään siksi, että logistisesti ei ole mahdollista olla mukana. Ongelmatilanteissa, kuten yl-lättävissä tietojärjestelmäkatkoissa, olen etänä mukana ja pysyn ajan tasalla tilanteesta.” 30 7 | 2015 HUSARI Etäkokous vaatii omat tavat Palvelupäällikkö Jari Simonen johtaa 340 henkilön tekstinkäsittely-yksikköä, jossa pu-retaan 1,8 miljoonaa lääkärien tekemää sane-lua vuosittain. ”Olemme saaneet omalta osaltamme pie-nennettyä hiilijalanjälkeä, vähennettyä ko-kousaikoja ja saaneet lisää aikaa esimiesten kii-reiseen työhön kustannussäästöjä unohtamatta. Tietoliikenneyhteyksissä on ollut ongel-mia, mutta ne ovat harvinaisia. Enemmän käytännön hankaluuksia on tullut silloin, kun esittää useita erilaisia dokumentteja tai piirtää fläppitaululle, jota etäosallistuja ei voi helposti seurata. Kokouksen puheenjohtaja joutuu miet-timään kokousrutiineja ja opettelemaan uut-ta toimintatapaa. Etäkokouksessa rytmi on usein solju-vampaa ja etukäteisvalmistautuminen ko-rostuu. Vaikka kokoukset ovat tiivistyneet, tarvitaan myös työpajatyyppisiä keskuste-lufoorumeja ja ideointipalavereja, jossa ol-laan kasvokkain.” Etäkokous löytyy työpöydältä HUS:ssa on käytössä Microsoftin Lync-verkkokokousohjelma. Lync-kokouksen voi järjestää lähettämällä kokouskutsu osallistujille Outlook-sähköpostin kalenteri-toimintoa käyttäen. Lync-ohjelma mahdollistaa myös pikakokousten järjestämi-sen. Ohjelman asennusta voi tiedustella Atk-avulta. Ohjelman avulla kokouksen puheenjohtaja voi jakaa esitykset etäosallistujille, jotka voivat seurata samaa esitystä kuin paikalla olevat osallistujat. Videon avul-la voidaan lisätä henkilökohtaista läsnäoloa. Lync toimii tietokoneen lisäksi myös älypuhelimeen ladattavalla sovelluksel-la, jonka voi itse asentaa. Tuotepäällikkö Jyri Jämsän mukaan Lync on tulossa laajempaan käyttöön, kun tulevaisuudessa sillä voi olla yhteydessä muun muassa Skype-tileihin. TEKSTI: Jukka Lehtinen, Tiina-Marja Kero, Jari Simonen KUVA: Tuija Miettinen HUS-Servisin toimistopäällikkö Tiina-Marja Kero säästää aikaa ja rahaa hoitamalla osan kokouksista etänä.


Husari_7_2015
To see the actual publication please follow the link above